Hoy en día los nuevos modelos de comunicación nos permiten acceder a información de cualquier parte del mundo de manera instantánea.
Podemos acceder a periódicos de todo el mundo en ediciones actualizadas constantemente. Las empresas, a través de sus intranets corporativas, fax o medios similares, ponen la información a disposición de sus empleados en cualquier parte del planeta.
La información siempre ha sido valiosa y la necesidad de disponer de ella de forma rápida y efectiva ha existido siempre. Por ello a lo largo de la historia se han ideado diversos métodos para conseguir este propósito.
Uno de ellos, bastante curioso, tiene su origen en un concepto que tanta polémica originó entre los filósofos de la antigüedad (Aristóteles negaba su existencia): El vacío.
Hablamos del tubo pneumático. El invento era tan simple como efectivo:

Se establecían, dentro de un tubo, diferentes presiones de aire, por medio del bombeo del mismo desde uno de sus extremos. Así, se provocaba un efecto succionador, de tal modo que un objeto colocado en uno de los extremos del tubo sería succionado hacia el opuesto.

Esta idea fue concebida en el siglo XVII por el francés Denis Papin y perfeccionada y puesta en práctica un siglo más tarde por el científico inglés George Medhurst, quién añadió unas cápsulas en las que transportar cartas u otros objetos. Incluso planeó la posibilidad de transportar a personas aunque, ante la lógica duda de que resultase cómodo viajar en cápsulas cerradas, desistió de un proyecto que, posteriormente, retomaría con éxito John Vallence, creando el tren atmosférico.
La creación del correo pneumático, en cambio, se atribuye al ingeniero escocés William Murdoch, cuyo sistema para el envío de correo a través de bombas de vacío fue desarrollado por la London Pneumatic Dispatch Company.
La primera puesta en práctica, oficial, de este método de envío tuvo lugar en 1853 cuando J. Latimer Clark envío mensajes (transcritos del telégrafo) de la London Stock Exchange a la sede central de la Electric Telegraph Company.
Desde entonces y hasta bien entrado el siglo XX, se instalaron conductos en el interior de los edificios corporativos (empresas, ministerios,…) y en el subsuelo de las calles, todo ello formando una gran red. Se dice que la ciudad de Londres tenía una red pneumática de unos 56 kilómetros. Como es lógico, cuanto más abundante y compleja fuese la documentación generada por la institución tanto más sería, en consecuencia su red, de transporte de documentos.

Estación de Recepción y envío, años 40. Copyright: Principal Financial Services, Inc.

Cartas, documentos, mapas, planos,…En definitiva cualquier objeto que pudiera ser introducido en la cápsula podía ser enviado al otro lado de la red. Las ventajas eran numerosas: Un sistema sencillo, rápido (no en la concepción actual) y barato.
En cuestión de minutos, la información de importancia podía estar en cualquiera de las oficinas comunicadas por la red.
El perfeccionamiento del telégrafo, la llegada del teléfono, teletipos y demás terminaron con la red de tubos. Sin embargo en ciudades como París, una de sus redes llegó a estar en uso hasta 1983 cuando fue, definitivamente, sustituida por ordenadores y fax.
Aún hoy se sigue utilizando este sistema en sitios como almacenes, para el envío de materiales y/o mercancía entre depósitos y en supermercados para el envío de la recaudación de caja a contabilidad.

Fuente (y más información): Tecnología Obsoleta

A principios de los 80 el fabricante de fotocopiadoras Xerox, decidió realizar un estudio sobre el comportamiento de sus empleados. Para ello un antropólogo les acompañaría en su jornada laboral para ver como actuaban realmente (no como ellos decían o como sus jefes suponían). El antropólogo observó como, durante la jornada, los técnicos empleaban mucho tiempo entre ellos , no con los clientes.
Para cualquier directivo esto constituía un hecho muy grave que debería ser erradicado de inmediato. Sin embargo, para el antropólogo era algo sumamente positivo. Era una forma de aprendizaje social, un valor añadido a la experiencia individual de cada uno.
De esta forma se coproducía conocimiento que, posteriormente, sería utilizado para reparar mejor las máquinas.
A partir de entonces la organización de los técnicos cambió. Ya no serían trabajadores solitarios si no una unidad de aprendizaje social

Esto es un ejemplo de, lo que en el mundo anglosajón se denomina storytelling organizational. El clásico cuentacuentos aplicado al mundo de los negocios.
Con ello se consigue una mayor transferencia del conocimiento tácito (aquel que no es codificable), se crean vínculos emocionales y, en consecuencia, el entorno es mucho más receptivo a lo que se quiere transmitir (resolución de conflictos, normas, desarrollo de confianza y compañerismo…).
Steve Denning, uno de los gurús de esta disciplina y autor del libro The leader’s guide to storytelling, resalta la importancia no solo de una buena historia si no de la participación activa de los oyentes. Éstos asimilan la historia y le dan un significado de acuerdo a sus conocimientos y experiencias previos:

a simple story could communicate a complex multi-dimensioned idea, not simply by transmitting information as a message, but by actively involving the listeners in co-creating the reality of the idea in the context of the particular organization where the story was being told. Their active participation as listeners helps reinvent the organization and create new identities for the organization and themselves. In this way, the story embodied the concept of knowledge management, and was able to transfer knowledge.

Para cumplir estos propósitos la historia debe ser lo suficientemente atractiva para captar nuestra atención, pero sin desviarse de los valores que realmente quiere transmitir. A su vez el orador tiene que poseer las habilidades comunicativas necesarias para mantener en todo momento nuestro interés en la narración.

Todo ello relacionado con las nuevas teorías sobre gestión del conocimiento. Atrás quedó el antiguo esquema Adquisición-Almacenamiento-Difusión. Ahora estamos ante un modelo basado en la conectividad: Aportar-sintetizar-aplicar. De la colección a la conexión.

El buscador TVEyes incorpora una novedosa modalidad de búsqueda multimedia. Permite, de forma gratuita, la búsqueda por palabras pronunciadas en los informativos de las principales cadenas de los Estados Unidos (CNN, FoxNews, CBSNews,…)
Para ello usa un sistema de reconocimiento de voz que crea un índice de palabras pronunciadas que se actualiza constantemente y que permite su posterior recuperación.
En la página oficial está la caja de búsqueda donde escribiremos la palabra clave. Acto seguido, aparece exactamente el fragmento del informativo donde dicha palabra, o la que se le parezca, es pronunciada.
El servicio básico es gratuito, pero dispone también de una opción para profesionales con opciones de seguimiento y alerta más avanzadas (seguimiento casi a tiempo real, alertas por e-mail,..).
De momento presenta las limitaciones propias de las tecnologías de reconocimiento de voz, pero si logran subsanarse estos errores estamos ante una posibilidad muy interesante para los servicios de documentación de televisión y radio.

[Vía: Search Engine Watch]

Neal Stephenson en su novela Snow Crash, describe un triste futuro en el que los estados no tienen leyes y la sociedad está dominada por los intereses económicos de las grandes corporaciones (¿futuro o presente??). Una de estas corporaciones es CIC, dedicada a la búsqueda y comercialización de información y que tiene su origen nada más y nada menos que en la fusión de la CIA y la Biblioteca del Congreso.
Al fin y al cabo se trata de la unión de especialistas en búsqueda de información por un lado y en gestión y organización de la misma por otro.
Parte de esta historia, al más puro estilo Matrix, se desarrolla en un universo paralelo llamado Metaverse donde cada persona es representada por un programa de software denominado avatar. Si un individuo necesita información envía a su avatar al mundo virtual (como si nos metiéramos físicamente en internet) y éste interactúa con otro programa que hace las funciones de bibliotecario. Accede a la información y la facilita al instante. Sólo una pega, no puede valorar la información recuperada. (Comentario sobre Snow Crash leído en Know-Org)

Siguiendo este esquema hipotético podríamos preguntarnos por la efectividad real de este procedimiento. Obviamente ningún sistema nos garantiza el éxito, al menos de momento, pero que éste sea técnicamente muy sofisticado y avanzado tampoco.
La metáfora de la ecología informacional nos dice que un sistema puede fallar pese a estar perfectamente planificado, diseñado e instalado:
Por ejemplo, si un biólogo estudia por que mueren los halcones de un determinado lugar pero sólo atiende a los halcones es bastante probable que no encuentre la solución al problema. Ahora bien si se centra en todo el ecosistema tiene más posibilidades. Puede ver las relaciones entre los distintos componentes como, por ejemplo, que las fuentes de agua están contaminadas y que, en consecuencia los conejos mueren o emigran con lo cual el halcon pierde su principal alimento.
Si nos trasladamos nuevamente a un entorno organizacional tenemos que si un sistema de información falla no tiene por qué deberse a un mal diseño o planificación del mismo. Los usuarios constituyen el principal componente de este ecosistema, incluso en metaverse, por lo que el sistema debe estar orientado a ellos.
En consecuencia el sistema es como un ente integrado por tres componentes fundamentales: personas, máquinas y documentos y su correcto funcionamiento depende de la adecuada interacción entre ellos.

Ayer, Álvaro nos hablaba sobre las tecnologías pull/push dentro de un contexto individual y tecnológico. En inglés push significa empujar y pull tirar. Sin embargo entre las diferentes acepciones para ambos términos tenemos las coloquiales “pasar [push]” y “hacerse con [pull]“, mucho más adecuadas para definir estos sistemas y su aplicación.

En la actualidad son los dos grandes esquemas de distribución de información presentes en las organizaciones. Los sistemas pull son aquellos en los que el interesado tiene que hacerse con la información, por ejemplo en un archivo o en una página de internet.
En cambio los sistemas push pasan la información de acuerdo a ciertas propiedades previamente definidas. En esta difusión selectiva es muy importante definir con claridad el perfil informacional del usuario.

Actualización: Se corrige la traducción de pull y push para aclarar conceptos. Si aún quedan dudas, comentadlas.

La mayoría de listas de correo sobre documentación y bibliotecas ha difundido ya la convocatoria del I foro de especialistas en información y documentación a celebrar en Sevilla los días 27 y 28 de enero.
Se tratarán temas que afectan particularmente a nuestros intereses laborales y perspectivas de futuro, a través del análisis de la situación actual y las futuras tendencias de la profesión.
Promete mucho, por eso me he inscrito (aclaración importante…la inscripción es gratuita…fin de aclaración importante) ya.

Tras el polémico debate con Ictineo acerca del método TRAF, su concepto y sus posibles repercusiones en la Herramienta de documentalista, decidió realizar una traza de la cadena documental, con objeto de evaluar los resultados obtenidos.
La evaluación de la calidad de información es un proceso muy subjetivo. Sin embargo existen una serie de variables que podemos considerar como indicadoras de dicha calidad:

- Relevancia: Adecuación de la respuesta a la pregunta formulada
- Focalización: Organización de a información en torno a una cantidad limitada de conceptos.
- Fiabilidad: Confianza en las fuentes de información. Muchos sistemas de información incluyen filtros para garantizar en todo momento que la fuente de la cual se ha obtenido la información es completamente fiable
- Puntualidad: Obtener la información en el momento adecuado
- Detalle: Adecuación entre el tipo y profundidad de la información y el usuario al que va dirigida.

Hace un par de días mencionaba, como curiosidad, el método TRAF de gestión personal de información. Encontré este método en unos apuntes olvidados de un curso que realicé no hace mucho.
Casualmente (por serendipia, técnicamente hablando) encuentro esta mañana, en otros apuntes sin relación alguna con los mencionados, las habilidades informacionales que debe poseer un directivo:

1. Identificar rápidamente la información útil frente a la que sólo es interesante
2. Ser capaz de rechazar la información que no es de aplicación inmediata
3. Actuar sobre los aspectos importantes y no sucumbir frente a lo que no es urgente
4. Sustituir acción personal sobre la información con la remisión de la misma a quién más incumba
5. Archivar todo aquello cuyo período de vigencia haya finalizado y cribar los archivos con frecuencia
6. Dar importancia a la calidad de la información frente a la cantidad
7. No renunciar al uso de la tecnología

Quinn, R. E. (1990). Becoming a master manager. Nueva York: John Willey & Sons

Por cierto, buscando más información sobre el método TRAF, encuentro que tiene su origen en:

Winston, Stephanie (1994). The Organized executive: A program for productivity. New York: Warner Books.

Una de las consecuencias de la sociedad de la información es la elevada cantidad de sobreinformación (infoxicación) existente. Por razones de efectividad se impone la necesidad de dotar de una estructura coherente (infoestructura) a aquella información relevante para nuestras actividades personales o laborales. Para ello es preciso contar con ciertas habilidades informacionales que nos permitan discernir entre lo realmente relevante y lo accesorio.
Posiblemente algunas de estas actividades sean innatas pero, en otros casos, se pueden aprender algunos métodos para optimizar la gestión de nuestros recursos de información.
Este es, precisamente, el objetivo del metodo TRAF (Tirar, Remitir, Actuar y Archivar; del inglés: Toss, Refer, Act, File) que recupero de unos apuntes ya casi olvidados.
En primer lugar el individuo debe elegir su área de interés actual, cada una de estas áreas puede tener un número reducido de subáreas. A continuación, se puede llevar a cabo sólo una de estas cuatro acciones potenciales cada vez que reciba información, independientemente de su formato:

- Tirar: A la papelera de reciclaje si dicho recurso no está vinculado con nuestras áreas de interés. Con ello se busca evitar guardar información por si acaso hiciese falta y que, cuando hace falta, nunca encontramos. Esto me sucedió y mucho en mi reciente pasado opositor con la cantidad de legislación que acumule por-si-acaso.
-Remitir: La información recibida a quién consideremos que pueda resultarle de interés.
-Actuar: Sobre la información recibida siempre que tenga relación directa con las áreas de interés, en caso contrario la dejamos en lugar prioritario para dedicarle atención a corto plazo
-Archivar: Aquellos recursos útiles para nuestras áreas de interés pero no para lo que estamos trabajando actualmente. Hay que ser conscientes de que los contenidos del archivo deben ser depurados con regularidad.

Sé de un ordenador que, en un muy breve espacio de tiempo, va a experimentar este método.

Actualización…después de estar estudiando estadística decido incluir mejor los porcentajes para darle una apariencia pseudocientífica más acentuada..

Ayer leí en “Expediente, web, blog y…” un interesante post acerca de la propiedad intelectual. Me llamo la atención la comparación que realiza entre dicha propiedad intelectual y las condiciones laborales actuales.
Esto me dio pie a realizar un minipseudoestudio acerca de las condiciones laborales de la profesión. Para ello, entro en infojobs y selecciono todas las ofertas con la palabra clave documentalista . Las ofertas recuperadas van desde el 20/10/2005 hasta el 09/12/2005.
He aquí los resultados:

1. OFERTAS:

- Aparecen 19 ofertas que contienen la palabra documentalista. De ellas el 63% piden documentalistas, el 26% documentalistas técnicos y el 10,5% becarios.
- Tras un análisis detallado de las funciones a realizar, la cosa cambia ligeramente pues, en realidad, el perfil es 9 documentalistas y 9 documentalistas técnicos (se excluye una de las ofertas pues desempeñaba ambas funciones).

2.TITULACIÓN:

-De lo más variado. Tenemos:
Dip. Biblioteconomía: 26%
Ciclo Formativo/BUP: 21%
Diplomados: 15%
Lic. Humanidades: 10,5%
Lic. Documentación: 10,5%
Ingenieros: 10,5%
Delineantes: 5 %

Sin embargo este aparente predominio de la titulación no debe llevarnos a error, ya que en las ofertas de documentalista técnico (9), además en constante alza, ninguna de las ofertas que explícitamente indican este perfil incluye a los documentalistas, estando sus preferencias en ciclos formativos o ingenierías. Tan solo dos ofertas con funciones de documentalista técnico encubiertas incluyen en sus requisitos/preferencias a los documentalistas.
También llama la atención la predominante acaparación de funciones. Exponente de este ejemplo es la oferta de delineante documentalista, dado que la empresa no quiere contar con dos profesionales para ambos puestos, desde aquí le sugerimos que prosiga esta política de ahorro. Para ello le presentamos el siguiente perfil: documentalista-delineante-administrativo-comercial-informático-traductor-limpiador-
encargado de mantenimiento.

3. EXPERIENCIA REQUERIDA:

- Parece que no es un factor muy determinante ya que el 26% de las empresas no piden experiencia previa, el 42% piden al menos un año, pero aquí se incluye a candidatos sin experiencia, mientras que 31,5% empresas exigen un mínimo de 2 años. Tan sólo una de estas seis empresas solicita un mínimo de 5 años que, a tenor de como está el mercado, podemos considerar como experiencia considerable.

4. CONTRATOS

- Lógicamente predomina el contrato temporal. De las ofertas analizadas, el 37% son contratos temporales, 26% son por obra y servicio (actualmente eufemismo de temporalidad) y 10,5% becas/prácticas. El resto no especifica condiciones.
En cuanto al sueldo oscila entre un mínimo de 5000 eur./año y un máximo de 42000, siendo el sueldo medio de las ofertas que incluyen salario de 13400 eur/año.
Asímismo predomina la jornada completa, pues tan solo dos de las ofertas analizadas son a jornada parcial.
La progresiva estandarización del modelo por obra y servicio es algo que, preocupa y mucho, ya que no ofrece ninguna garantía ni estabilidad al trabajador.

5. MODO DE CONTRATACIÓN:

- De las 18 empresas que buscan candidatos (1 repite), el 39% son consultoras o ETT’s, es decir contratan indirectamente, mientras que el 61% restante seleccionan directamente a sus candidatos.

6. DISTRIBUCIÓN GEOGRÁFICA:

- En este caso se lleva la palma Madrid que acapara el 79% de las ofertas. Le sigue Vitoria con 10,5% y Málaga (sorpresa!!) y Barcelona con el 5,25%.

Como decía al principio esto es solo un minipseudoestudio, por tanto pocas conclusiones podemos sacar de estos datos. Sin embargo nos permite hacernos una ligera idea de como está el mercado. De este modo el perfil prototípico sería:

- Documentalista técnico, con diplomatura universitaria, conocimientos tecnológicos y de inglés. Experiencia mínima 1,2 años. Funciones a realizar: Mantenimiento de la documentación de la empresa, catalogación de recursos, redacción de manuales para uso interno/externo. Traducción de normas y patentes y mantenimiento de la intranet. Contrato: Temporal, jornada completa de lunes a viernes, salario: 13400 eur/año brutos. Lugar de Trabajo: Madrid

Próxima entrega: Archivos